KM#07 วงจรคุณภาพกับการดำเนินงานโครงการ

โดย ผศ.นงค์นุช  ศรีธนาอนันต์

วงจรคุณภาพ PDCA สามารถนำมาปรับใช้ในการปฏิบัติงานทุกด้านรวมถึงกิจกรรมต่างๆ ในชีวิตประจำวัน เพื่อให้การดำเนินงานประสบผลสำเร็จและนำไปสู่การพัฒนาอย่างต่อเนื่อง วงจรนี้ประกอบด้วยขั้นตอนสำคัญ 4 ประการ เป็นกระบวนการพื้นฐานในการประกันคุณภาพว่ากิจกรรมนั้นจะดำเนินไปสู่เป้าหมายที่วางไว้และยังสามารถปรับปรุงให้ดียิ่งขึ้นต่อไป

PDCA เป็นคำย่อมาจากขั้นตอนทั้ง 4 ขั้นตอนคือ Plan, Do, Check, Act โดยนำมาใช้กับกิจกรรมโครงการของนักศึกษาเพื่อพัฒนาคุณลักษณะพึงประสงค์ ได้ตามลำดับขั้น ดังนี้

1. การวางแผน (Plan) เริ่มจากการกำหนดเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ สำรวจข้อมูลความต้องการของสมาชิกในการทำกิจกรรม แล้ววางแผนจัดกิจกรรมตามความต้องการของสมาชิกและเป็นไปในทิศทางสู่การบรรลุวัตถุประสงค์ มีการพิจารณาความเหมาะสมของสถานที่ รูปแบบกิจกรรม กลุ่มเป้าหมายผู้เข้าร่วมกิจกรรม/วิธีการ ระยะเวลา งบประมาณ ผู้รับผิดชอบ และกำหนดแนวทางการดำเนินงานโดยแบ่งเป็นขั้นตอนย่อย เพื่อให้สอดคล้องกับเงื่อนไขต่างๆ (เช่น ภายใต้งบประมาณที่จำกัด ภายในเวลาที่กำหนด เหมาะสมและเพียงพอสำหรับกลุ่มผู้ร่วมกิจกรรม ฯลฯ) รวมถึงกำหนดตัวบ่งชี้เพื่อใช้ในการประเมินผลดำเนินการ

2. การดำเนินงาน หรือการปฏิบัติ (Do) เป็นขั้นลงมือปฏิบัติโดยทำตามแผนตามขั้นตอนที่กำหนด ในกรณีที่มีปัจจัยแวดล้อมเปลี่ยนแปลงไป อาจจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนแผนในระหว่างดำเนินการโดยมีคำอธิบายและเหตุผลประกอบ

3. การประเมินผล หรือตรวจสอบ (Check) ควรมีการติดตามตรวจสอบในระหว่างดำเนินการเพื่อกำกับให้กิจกรรมเป็นไปตามแผนที่วางไว้ และมีการประเมินผลโดยรวบรวมข้อมูลผลการดำเนินงานที่สอดคล้องตามตัวบ่งชี้ที่กำหนด เพื่อให้ทราบว่าสามารถบรรลุเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์หรือไม่ การประเมินอาจพิจารณาในเชิงปริมาณและ/หรือเชิงคุณภาพ โดยอาจใช้วิธีการได้หลายแบบ เช่น ใช้แบบสำรวจ/ประเมิน ใช้การสังเกต หรือการสัมภาษณ์ ในกระบวนการนี้ควรมีทั้งผู้ที่เกี่ยวข้องและไม่เกี่ยวข้องร่วมประเมินด้วยเพื่อลดอคติ และเพื่อให้มีความเที่ยงตรงในการประเมินผลงานตนเอง

4. การปรับปรุง (Act) หลังจากพิจารณาผลประเมินแล้ว ถ้าได้ผลดี อาจนำวิธีการนั้นมาเป็นมาตรฐานการทำงานและหาแนวทางปรับปรุงการดำเนินงานครั้งต่อไปให้มีคุณภาพดียิ่งขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่ในกรณีที่ได้ผลไม่บรรลุวัตถุประสงค์ตามแผน ควรต้องวิเคราะห์และพิจารณาปรับเปลี่ยนแผนหรือวิธีการให้เหมาะสม

วงจร PDCA ใช้เพื่อปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่อง เมื่อวงจรหมุนครบรอบก็จะเป็นแรงส่งให้หมุนในรอบต่อไป ซึ่งจะทำให้มีการพัฒนาอย่างไม่สิ้นสุด จึงอาจเริ่มจากปรับปรุงเล็กน้อย ไปสู่การปรับปรุงที่ซับซ้อนขึ้น

ในการดำเนินงานโครงการหรือจัดกิจกรรมนักศึกษาจึงควรเริ่มจากการวางแผนโดยใช้กระบวนการวงจรคุณภาพเพื่อการพัฒนางานอย่างต่อเนื่อง และเพื่อพัฒนาทักษะด้านประกันคุณภาพให้นักศึกษา

การวางแผนกิจกรรมที่ดีจึงควรเริ่มจากการเขียนโครงการเพื่อกำหนดเป้าหมายและรายละเอียดต่างๆ โดยมีรูปแบบการเขียนประกอบด้วยหัวข้อต่างๆ ซึ่งเป็นกรอบการดำเนินงาน ดังตัวอย่างที่ใช้ในมหาวิทยาลัย ดังต่อไปนี้

  1. ชื่อโครงการหรือกิจกรรม
  2. หลักการและเหตุผล
  3. วัตถุประสงค์ของโครงการ/กิจกรรม
  4. การดำเนินงาน (ครอบคลุมขั้นตอนตามวงจร PDCA)
  5. ระยะเวลาดำเนินการและสถานที่ (วัน เดือน ปี อาจระบุช่วงเวลา)
  6. ผู้รับผิดชอบโครงการ
  7. ผู้เข้าร่วมโครงการ
  8. งบประมาณ (แหล่งที่มาและจำนวนเงิน รวมทั้งประมาณการค่าใช้จ่ายเป็นรายการต่างๆ)
  9. ความสอดคล้องกับตัวบ่งชี้ในแผนยุทธศาสตร์และอื่นๆ (สำหรับหน่วยงานที่ดำเนินงานตามแผนยุทธศาสตร์และระบบงานที่มีการกำหนดตัวบ่งชี้ เพื่อแสดงความสำคัญของโครงการ)
  10. การประเมินผลโครงการ (ระบุวิธีการ กำหนดตัวบ่งชี้วัดความสำเร็จ และเกณฑ์การประเมิน)
  11. ผลที่คาดว่าจะได้รับ

ในทางปฏิบัติ อาจมีการเพิ่มหรือยุบรวมหัวข้อในการเขียนโครงการได้ตามความเหมาะสม เช่น ในหลายแห่งอาจกำหนดให้มีข้อมูลต่อไปนี้ เช่น

  • ชื่อหน่วยงาน
  • ชื่อและตำแหน่งผู้เสนอโครงการ (แทนผู้รับผิดชอบโครงการ)
  • ชื่อและตำแหน่งผู้อนุมัติโครงการ รวมถึง วัน เดือน ปีที่อนุมัติโครงการ

สำหรับการจัดทำโครงการของนักศึกษา จึงควรเริ่มจากการประชุมกลุ่มนักศึกษาภายใต้การให้คำปรึกษาแนะนำของอาจารย์ เพื่อใส่รายละเอียดข้อมูลในแต่ละหัวข้อ แล้วจึงเสนอขออนุมัติตามลำดับ

การเขียนโครงการที่มีข้อมูลชัดเจนตามหัวข้อที่กล่าวมานี้ นอกจากจะแสดงถึงการวางแผนการดำเนินงานเพื่อให้ไปสู่เป้าหมายแล้ว ยังสามารถนำไปสู่การพัฒนาที่ดีขึ้นต่อไปตามกระบวนการวงจรคุณภาพ

วันที่ 30 ตุลาคม 2556 (16.30 – 19.30 น.) ณ ห้องประชุมคณะการท่องเที่ยวและการโรงแรม

Advertisements
ข้อความนี้ถูกเขียนใน การประกันคุณภาพ คั่นหน้า ลิงก์ถาวร

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s